لم يمض وقت طويل حتى كانت مساحات العمل المشترك رائجة للغاية. ثم حدث الوباء وتوقف هذا القطاع سريع النمو بسرعة. مع حرية الجميع الآن في العمل من المنزل، أصبح حجز المقاعد والمكاتب في أماكن العمل الأنيقة والمشتركة هذه بمثابة رفاهية أكثر من كونها حاجة. ومع ذلك، هناك دلائل إيجابية على عودة الصناعة إلى الحياة.

لماذا؟ الأمر بسيط: مع وجود عدد أقل من الشركات التي تستأجر مكاتب كاملة، يصبح استئجار مساحات مكتبية على أساس انتقائي وحسب الحاجة عرضًا جذابًا للغاية. وهذا أمر مفهوم تمامًا، حيث تبحث الشركات عن طرق لتقليل التكاليف العامة، بعد عامين من الخسائر المرتبطة بالوباء.

ولهذا السبب، على الرغم من العقبات التي يواجهها هذا القطاع، فإن الخبراء متفائلون بشأن مستقبله. وتتوقع شركة الأبحاث Research And Markets أن تنمو الصناعة بأكثر من 13 مليار دولار بين عامي 2021 و2025، وهو ما يمثل معدل نمو سنوي مركب يبلغ 11%.

يساعد في زيادة حجوزات غرف الاجتماعات

تتكون مكاتب العمل المشتركة – حتى تلك ذات الحجم المتواضع – من خليط من الشركات ذات الأحجام المختلفة والمستأجرين المستقلين الانتقائيين. وكما هو متوقع، سيحتاج كل واحد منهم إلى تحديد موعد لاجتماع أو حجز مكان في وقت ما. نظرًا للعدد الهائل من الشركات التي تلبي هذه المساحات احتياجاتها، فإن تتبع من يحتاج إلى غرفة اجتماعات وإلى متى يمكن أن يكون أمرًا صعبًا للغاية بالفعل. ولحسن الحظ، يقوم مدير غرفة الاجتماعات بحل هذه المعضلة بسرعة. يعد الاحتفاظ بعلامات التبويب الخاصة بالغرف المجانية (أو غير المجانية) أمرًا سهلاً لكل من مديري المكاتب والمستخدمين. يمكن لجهاز لوحي موجود أمام الغرفة أن يعلن عن حالته، بينما تقوم شاشة التلفزيون الموجودة في الردهة بنفس الوظيفة. من بين جميع الأشياء التي تحتاج إلى القلق بشأنها في أي يوم، لا ينبغي أن تكون إدارة حجوزات غرف الاجتماعات أحد تلك المخاوف.

مشاركة البيانات في الوقت الفعلي

يحضر العمال الأمريكيون الكثير من الاجتماعات – أحد عشر مليونًا منها يوميًا، على وجه الدقة. إذا كنت موظف استقبال في شركة كبيرة ويتعين عليك إجراء حجوزات غرف الاجتماعات يدويًا، فقد حصلت بالفعل على وظيفتك المناسبة لك. لسوء الحظ، قد يعني طوفان الطلبات أنه لا يمكنك تحديث حالات المكان في الوقت الفعلي – وهي مشكلة قد تؤدي إلى الحجز المزدوج. ومع ذلك، عند استخدام نظام إدارة مركزي لقاعة الاجتماعات، يتم تسجيل جميع الحجوزات على الفور في قاعدة بيانات مركزية. وهذا يعني أن الجميع – سواء كانوا يستخدمون جهاز كمبيوتر شخصيًا أو جهازًا لوحيًا أو هاتفًا ذكيًا – سوف يتعرفون على الأماكن المتاحة في الوقت الفعلي وأيها ليست كذلك. ومن خلال إزالة الأخطاء البشرية المحتملة من خلال المشاركة الشفافة للمعلومات، ستصبح تعارضات الغرف المحجوزة مرتين شيئًا من الماضي.

المرونة

في عصر يمتلك فيه الجميع هاتفًا ذكيًا، ربما تعتقد أن الناس سوف يستعدون بسهولة لحجز غرفة الاجتماعات الرقمية. ومع ذلك، فإن حقيقة الأمر هي أنه سيكون هناك دائمًا عمال قد يجدون مثل هذه الحلول مخيفة. ولحسن الحظ، يمكن أن تتكامل أفضل خيارات التكنولوجيا بسهولة مع الأنظمة القديمة، مما يجعل عملية الانتقال والتنفيذ أقل إيلاما. على سبيل المثال، إذا كان الشخص يفضل استخدام Outlook لإرسال دعوات الاجتماع، فيمكنه استخدام هذا النظام الأساسي لحجز مكان غرفة الاجتماعات أيضًا. يعزز هذا المستوى من المرونة بشكل كبير اعتماد المستخدم واستخدام النظام.

إيجاد الطريق

غالبًا ما تمتلك الشركات الكبرى أماكن عمل مترامية الأطراف، وأحيانًا تمتد إلى عدة طوابق في نفس المبنى. نظرًا لوجود غرف اجتماعات منتشرة في جميع أنحاء المبنى، فقد يكون العثور على الغرفة المناسبة أمرًا صعبًا بعض الشيء. وينطبق هذا بشكل خاص على الموظفين الجدد أو زوار شركتك. الحل؟ اختر نظام إدارة غرفة الاجتماعات الذي يوضح الموقع الفعلي لمكان الاجتماع من خلال خريطة مرئية للمكتب.

يمكن للمستخدمين الوصول إلى هذه الخريطة من خلال تطبيق هواتفهم الذكية، أو يمكنهم الرجوع إلى شاشة تلفزيون كبيرة في الردهة تعرض غرفتهم المحجوزة. إن وجود ميزة قوية لتحديد الطريق يضمن أن تبدأ الاجتماعات دائمًا في الوقت المحدد وفي المكان المناسب ومع الأشخاص المناسبين.

الاتصال الآلي

ليس هناك ما هو أسوأ من دعوة زميل إلى اجتماع فقط من أجل عدم حضوره. في كثير من الحالات، يرجع ذلك إلى عدم إبلاغهم بشكل صحيح بالاجتماع أو المكان. والخبر السار هو أن مدير غرفة الاجتماعات سيقوم تلقائيًا بإعلام الشخص إذا تمت إضافته كضيف. يمكن القيام بذلك بعدة طرق، مثل البريد الإلكتروني أو من خلال إشعار داخل التطبيق (إذا كان لديهم تطبيق حجز الغرفة على هواتفهم). ومن خلال التأكد من أن الأشخاص يدركون أن حضورهم ضروري، فمن غير المرجح أن يفوتوا الاجتماعات المهمة.

مما لا شك فيه، مع تحول الشركات إلى القوى العاملة الموزعة، ستصبح مساحات العمل المشترك عنصرًا أساسيًا قويًا في الوضع الطبيعي الجديد. بمساعدة أنظمة حجز الغرف مثل Me
وأيضًا، يمكن لمواقع العمل المشتركة الخاصة بك تحديث أسلوبها في حجز الاجتماعات!

هل تريد أن ترى كيف يمكن أن يساعد ذلك مؤسستك؟ لا تتردد في التواصل مع فريقنا للحصول على عرض توضيحي خالي من الالتزامات والخالي من المخاطر.