لقد أدى جائحة فيروس كورونا (COVID-19) إلى تعطيل كل جانب من جوانب الوجود على نطاق عالمي، وشهدت الشركات تغييرات كبيرة في الطريقة التي تعمل بها. وفي ظل السياسات الوطنية التي تحد من التجمعات وجهًا لوجه، وتتطلب التباعد الاجتماعي، وتوصي بنموذج العمل من أي مكان، تكيفت المؤسسات ذات التفكير التقدمي بسرعة لضمان استمرارية الأعمال.

لم تحتل الاجتماعات الشخصية مرتبة متأخرة، بل تطورت للتو إلى تنسيقات أكثر إبداعًا تستفيد من تقنيات الاجتماعات الجديدة والمبتكرة مثل نظام إدارة غرف الاجتماعات. يمكن أن تكون هذه الأنظمة واحدة من أفضل الاستثمارات التي يمكن للشركة القيام بها الآن في الوضع الطبيعي الجديد.

لذا، دعونا نتعمق أكثر.

الاجتماعات – هل أصبحت أكثر أهمية من أي وقت مضى؟

إن جدولة الاجتماعات بدلاً من الاعتماد على وسائل الاتصال التقليدية مثل البريد الإلكتروني والمحادثات الهاتفية تجعل مكان العمل أكثر كفاءة. وفقًا لبيانات السوق، يمكن للاجتماعات الشخصية أن تولد أكثر من 13 فكرة، بينما يمكن للاجتماعات الافتراضية تقديم ما يصل إلى 10.43 فكرة في كل جلسة.

بالإضافة إلى ذلك، يقول الخبراء أن ما يصل إلى 93% مما نتواصل به يتم نقله من خلال إشارات غير لفظية، مثل تعبيرات الوجه ووضعية الجسم. وعلى نحو مماثل، تساعد الاجتماعات ــ سواء كانت وجها لوجه أو افتراضية ــ الناس على الشعور بالارتباط ببعضهم البعض، وهو ما أبرزه الوباء باعتباره حاجة عاطفية مهمة لجميع البشر.

الاجتماعات – هل أصبحت أكثر أهمية من أي وقت مضى؟

عند الاختيار بين مديري غرف الاجتماعات أو أنظمة حجز الغرف، انتبه لهذه الميزات.

سهولة الاستخدام وإمكانية الوصول

أفضل حل لحجز الغرف لمؤسستك هو الحل الذي يمكن لأي شخص في فريقك استخدامه أولاً. يجب أن يأتي نظام إدارة غرفة الاجتماعات الخاص بك مزودًا بوظائف سهلة الاستخدام ليس من الصعب فهمها ولا ينبغي أن يشتمل على منحنى تعليمي ضخم لاعتماده.

وينبغي أيضًا أن يكون الوصول إليه سهلاً من منصات مختلفة، بما في ذلك الهاتف المحمول. إذا كان الوصول مقصورًا على سطح المكتب، على سبيل المثال، فقد يؤدي ذلك إلى إنشاء حواجز أمام الجدولة، خاصة إذا كان أعضاء الفريق على الطريق ويحتاجون إلى حجز غرف لعقد اجتماعات عفوية. يعد الوصول في أي وقت ومن أي مكان أمرًا بالغ الأهمية لتحسين كفاءة مكان العمل، فضلاً عن التأثير بشكل إيجابي على نجاح الأعمال.

المزامنة في الوقت الفعلي

يجب أن يكون لدى القائم بحجز غرفة الاجتماعات أيضًا قاعدة بيانات مركزية تعكس المعلومات في الوقت الفعلي، مثل حالة توفر الغرفة والفترات الزمنية وعمليات تسجيل الوصول والتفاصيل الضرورية الأخرى. يكون ذلك مفيدًا بشكل خاص إذا كان النظام يحتوي على تطبيق يعرض الغرف التي ستكون متاحة قريبًا. حتى يتمكن أي شخص في الفريق من التخطيط للاجتماعات بشكل صحيح. تعرض بعض التطبيقات الغرف المجانية فقط، وتريد شيئًا يتيح لك عرض جميع الخيارات المتاحة لك حتى تتمكن من الاختيار الأفضل.

التكامل عبر الأنظمة الأساسية وقابلية التوسع
</قوي>

لا ينبغي أن يضطر فريقك إلى تعلم نظام برمجي خاص جديد تمامًا يعمل فقط ضمن نظامه البيئي الخاص. يعد التعاون عبر الأنظمة الأساسية ميزة مهمة لتحقيق الكفاءة التشغيلية، ويجب أن توفر استثماراتك البرمجية دعمًا شاملاً عبر الأنظمة الأساسية المختلفة. وهذا سيجعل اعتماد النظام الجديد أسهل بكثير مع تعزيز الإنتاجية التشغيلية أيضًا. لذلك، اختر نظام حجز يعمل بالفعل مع برامج التقويم المختلفة، مثل Office 365 وExchange وG Suite.

من الضروري أيضًا أن يتكامل هذا النظام مع منصات الطرف الثالث الأخرى بسهولة من خلال واجهة برمجة التطبيقات المفتوحة. توفير قابلية التوسع والوظائف الإضافية للمستقبل. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى الحصول على بيانات حول كيفية استخدام عملك لغرف الاجتماعات، فيجب أن يتمتع مدير الحجز الخاص بك بإمكانيات إعداد التقارير المضمنة لهذا الغرض. ويجب أن تكون هذه البيانات الثاقبة قابلة للتبادل مع منصات إعداد التقارير الأخرى.

يحدد نظام إدارة غرفة الاجتماعات الخاص بـ Meetio جميع المربعات. اقرأ المزيد عن حلولنا أدناه!