لا يحدث كل عقد من الزمان أن يغير حدث عالمي طريقة عمل الأشخاص، ولكن هذا بالتأكيد ما فعله فيروس كورونا. ونتيجة لذلك، لدى الشركات الكثير لتفكر فيه، بدءًا من كيفية تجهيز الموظفين للعمل عن بعد وحتى كيفية تصميم مساحات العمل عندما يعود الأشخاص في النهاية إلى المكتب.

وبما أننا نعيش في عصر حيث يجب إعادة التفكير في كل جانب من جوانب العمل وإعادة تشكيله، فلماذا لا نعيد تقييم كيفية عقد الاجتماعات أيضًا؟ هذا هو المكان الذي يمكن أن يلعب فيه نظام حجز قاعة المؤتمرات الموحد بالكامل دورًا كبيرًا. مثل معظم الصناعات، هناك الكثير من الخيارات المتاحة. إذًا، كيف يمكنك التنقل بينها واختيار الأفضل؟ فيما يلي بعض الميزات الأساسية التي يجب أن يتمتع بها الحل الذي اخترته:

سهولة الاستخدام

يوم عملك صعب بما فيه الكفاية – حجز غرفة الاجتماعات لا ينبغي أن يزيد الأمر صعوبة. عند النظر إلى أدوات حجز قاعة المؤتمرات المختلفة، انتبه جيدًا لواجهة المستخدم والتصميم. تذكر، الأشخاص المشغولون، ليس لديهم الوقت أو الصبر للحلول المصممة بشكل سيء.

هل يبدو حجز غرفة أمرًا سهلاً أم يشبه التنقل في متاهة؟ هل الغرف المتاحة معروضة بوضوح لجميع المستخدمين؟ هل يمكن حتى لأقل الموظفين ذكاءً في مجال التكنولوجيا استخدام النظام؟ إذا كانت الإجابة على العديد من هذه الأسئلة هي “نعم” مدوية، فإن خيار حجز غرفة الاجتماعات هذا يستحق المزيد من البحث.

مشاركة البيانات في الوقت الفعلي

يحضر العمال الأمريكيون الكثير من الاجتماعات – أحد عشر مليونًا منها يوميًا، على وجه الدقة. إذا كنت موظف استقبال في شركة كبيرة ويتعين عليك إجراء حجوزات غرف الاجتماعات يدويًا، فقد حصلت بالفعل على وظيفتك المناسبة لك. لسوء الحظ، قد يعني طوفان الطلبات أنه لا يمكنك تحديث حالات المكان في الوقت الفعلي – وهي مشكلة قد تؤدي إلى الحجز المزدوج. ومع ذلك، عند استخدام نظام إدارة مركزي لقاعة الاجتماعات، يتم تسجيل جميع الحجوزات على الفور في قاعدة بيانات مركزية. وهذا يعني أن الجميع – سواء كانوا يستخدمون جهاز كمبيوتر شخصيًا أو جهازًا لوحيًا أو هاتفًا ذكيًا – سوف يتعرفون على الأماكن المتاحة في الوقت الفعلي وأيها ليست كذلك. ومن خلال إزالة الأخطاء البشرية المحتملة من خلال المشاركة الشفافة للمعلومات، ستصبح تعارضات الغرف المحجوزة مرتين شيئًا من الماضي.

المرونة

في عصر يمتلك فيه الجميع هاتفًا ذكيًا، ربما تعتقد أن الناس سوف يستعدون بسهولة لحجز غرفة الاجتماعات الرقمية. ومع ذلك، فإن حقيقة الأمر هي أنه سيكون هناك دائمًا عمال قد يجدون مثل هذه الحلول مخيفة. ولحسن الحظ، يمكن أن تتكامل أفضل خيارات التكنولوجيا بسهولة مع الأنظمة القديمة، مما يجعل عملية الانتقال والتنفيذ أقل إيلاما. على سبيل المثال، إذا كان الشخص يفضل استخدام Outlook لإرسال دعوات الاجتماع، فيمكنه استخدام هذا النظام الأساسي لحجز مكان غرفة الاجتماعات أيضًا. يعزز هذا المستوى من المرونة بشكل كبير اعتماد المستخدم واستخدام النظام.

إيجاد الطريق

غالبًا ما تمتلك الشركات الكبرى أماكن عمل مترامية الأطراف، وأحيانًا تمتد إلى عدة طوابق في نفس المبنى. نظرًا لوجود غرف اجتماعات منتشرة في جميع أنحاء المبنى، فقد يكون العثور على الغرفة المناسبة أمرًا صعبًا بعض الشيء. وينطبق هذا بشكل خاص على الموظفين الجدد أو زوار شركتك. الحل؟ اختر نظام إدارة غرفة الاجتماعات الذي يوضح الموقع الفعلي لمكان الاجتماع من خلال خريطة مرئية للمكتب.

يمكن للمستخدمين الوصول إلى هذه الخريطة من خلال تطبيق هواتفهم الذكية، أو يمكنهم الرجوع إلى شاشة تلفزيون كبيرة في الردهة تعرض غرفتهم المحجوزة. إن وجود ميزة قوية لتحديد الطريق يضمن أن تبدأ الاجتماعات دائمًا في الوقت المحدد وفي المكان المناسب ومع الأشخاص المناسبين.

الاتصال الآلي

ليس هناك ما هو أسوأ من دعوة زميل إلى اجتماع فقط من أجل عدم حضوره. في كثير من الحالات، يرجع ذلك إلى عدم إبلاغهم بشكل صحيح بالاجتماع أو المكان. والخبر السار هو أن مدير غرفة الاجتماعات سيقوم تلقائيًا بإعلام الشخص إذا تمت إضافته كضيف. يمكن القيام بذلك بعدة طرق، مثل البريد الإلكتروني أو من خلال إشعار داخل التطبيق (إذا كان لديهم تطبيق حجز الغرفة على هواتفهم). ومن خلال التأكد من أن الأشخاص يدركون أن حضورهم ضروري، فمن غير المرجح أن يفوتوا الاجتماعات المهمة.