هل تفكر في الانتقال إلى العمل القائم على النشاط؟ إذا كانت الإجابة بنعم، هذا عظيم! في Meetio، نعتقد أن ABW هي طريقة رائعة لتحسين الإنتاجية ورضا الموظفين. ولكن قبل أن تهرب، دعنا نخطط قليلاً. أنت بحاجة إلى إعداد عملية النقل الخاصة بك – ونحن هنا لمساعدتك!

لكي تكون ناجحًا مع ABW، عليك أن تخطط لمكان عملك وفقًا للأشخاص الموجودين فيه. وإلا فإن الفوائد التي كنت تتطلع إليها ستضيع.

إجراء استطلاع رأي

قبل أن تبدأ في التخطيط لتصميم مكتبك الجديد، دعنا نستمع إلى ما يقوله موظفوك. أنشئ استطلاعًا تطرح فيه جميع الأسئلة المهمة مثل “متى تكون أكثر إنتاجية؟”، “في أي بيئة تشعر براحة أكبر؟” و”ما نوع البيئة التي تفتقدها في المكتب اليوم؟”. ومن خلال القيام بذلك، سوف تحصل على إجابة واضحة عن أنواع مناطق العمل التي تحتاج إلى إضافتها إلى مكتبك القادم.

تصور مكان عملك الجديد

والخطوة التالية هي البدء في تصور مكان العمل الجديد. اعتمادًا على نوع العمل الذي تعمل فيه، قد تحتاج إلى عدد أكبر أو أقل من مناطق الاجتماعات – الرسمية وغير الرسمية – أو مساحة هادئة. الهدف الأساسي من ABW هو توفير مساحات تناسب جميع أنواع العمل. ليس من الأسهل إنجازه ولكن مع التخطيط التفصيلي ستنجح.

المرونة

في عصر يمتلك فيه الجميع هاتفًا ذكيًا، ربما تعتقد أن الناس سوف يستعدون بسهولة لحجز غرفة الاجتماعات الرقمية. ومع ذلك، فإن حقيقة الأمر هي أنه سيكون هناك دائمًا عمال قد يجدون مثل هذه الحلول مخيفة. ولحسن الحظ، يمكن أن تتكامل أفضل خيارات التكنولوجيا بسهولة مع الأنظمة القديمة، مما يجعل عملية الانتقال والتنفيذ أقل إيلاما. على سبيل المثال، إذا كان الشخص يفضل استخدام Outlook لإرسال دعوات الاجتماع، فيمكنه استخدام هذا النظام الأساسي لحجز مكان غرفة الاجتماعات أيضًا. يعزز هذا المستوى من المرونة بشكل كبير اعتماد المستخدم واستخدام النظام.

إيجاد الطريق

غالبًا ما تمتلك الشركات الكبرى أماكن عمل مترامية الأطراف، وأحيانًا تمتد إلى عدة طوابق في نفس المبنى. نظرًا لوجود غرف اجتماعات منتشرة في جميع أنحاء المبنى، فقد يكون العثور على الغرفة المناسبة أمرًا صعبًا بعض الشيء. وينطبق هذا بشكل خاص على الموظفين الجدد أو زوار شركتك. الحل؟ اختر نظام إدارة غرفة الاجتماعات الذي يوضح الموقع الفعلي لمكان الاجتماع من خلال خريطة مرئية للمكتب.

يمكن للمستخدمين الوصول إلى هذه الخريطة من خلال تطبيق هواتفهم الذكية، أو يمكنهم الرجوع إلى شاشة تلفزيون كبيرة في الردهة تعرض غرفتهم المحجوزة. إن وجود ميزة قوية لتحديد الطريق يضمن أن تبدأ الاجتماعات دائمًا في الوقت المحدد وفي المكان المناسب ومع الأشخاص المناسبين.

الاتصال الآلي

ليس هناك ما هو أسوأ من دعوة زميل إلى اجتماع فقط من أجل عدم حضوره. في كثير من الحالات، يرجع ذلك إلى عدم إبلاغهم بشكل صحيح بالاجتماع أو المكان. والخبر السار هو أن مدير غرفة الاجتماعات سيقوم تلقائيًا بإعلام الشخص إذا تمت إضافته كضيف. يمكن القيام بذلك بعدة طرق، مثل البريد الإلكتروني أو من خلال إشعار داخل التطبيق (إذا كان لديهم تطبيق حجز الغرفة على هواتفهم). ومن خلال التأكد من أن الأشخاص يدركون أن حضورهم ضروري، فمن غير المرجح أن يفوتوا الاجتماعات المهمة.