بالنسبة لجميع الساعات التي يقضيها الناس في العمل، تظهر الإحصائيات الفعلية أننا أصبحنا أقل إنتاجية وليس أكثر. إن إحدى الطرق المؤكدة لتحرير وقت ثمين للعاملين في العالم هي تبسيط عملية حجز أماكن الاجتماعات. بشكل عام، يمكن للمؤسسات من جميع الأحجام الاستفادة من نظام إدارة الأصول الذي يزيد من الكفاءة التشغيلية، مثل تلك التي يتم الحصول عليها من نظام حجز غرف الاجتماعات. هنا في هذه المقالة، نسلط الضوء على بعض الصناعات المختارة التي قد تستفيد بشكل خاص من نشر مثل هذه التكنولوجيا المبتكرة. لماذا؟ الأمر بسيط: مع وجود عدد أقل من الشركات التي تستأجر مكاتب كاملة، يصبح استئجار مساحات مكتبية على أساس انتقائي وحسب الحاجة عرضًا جذابًا للغاية. وهذا أمر مفهوم تمامًا، حيث تبحث الشركات عن طرق لتقليل التكاليف العامة، بعد عامين من الخسائر المرتبطة بالوباء. ولهذا السبب، على الرغم من العقبات التي يواجهها هذا القطاع، فإن الخبراء متفائلون بشأن مستقبله. وتتوقع شركة الأبحاث Research And Markets أن تنمو الصناعة بأكثر من 13 مليار دولار بين عامي 2021 و2025، وهو ما يمثل معدل نمو سنوي مركب يبلغ 11%.

شركات تعهيد العمليات التجارية (BPO)

أصبح قطاع تعهيد العمليات التجارية سريع النمو في أمريكا صناعة تبلغ قيمتها 68 مليار دولار، ويرجع الفضل في ذلك إلى حد كبير إلى توفير التكاليف الذي يوفره. بشكل عام، تتعامل معظم شركات تعهيد العمليات التجارية (BPO) مع عملاء متعددي الجنسيات. لذا، فإن تنسيق غرف الاجتماعات – خاصة بالنظر إلى المناوبات على مدار الساعة في عمليات تعهيد العمليات التجارية – يمكن أن يكون أمرًا صعبًا للغاية! ومع ذلك، فإن وجود نظام جيد لإدارة غرفة الاجتماعات، يمكن أن يساعد في تبسيط هذه العملية الشاقة. مواءمة موارد غرف الاجتماعات والحاضرين في جميع أنحاء العالم.

مشاركة البيانات في الوقت الفعلي

يحضر العمال الأمريكيون الكثير من الاجتماعات – أحد عشر مليونًا منها يوميًا، على وجه الدقة. إذا كنت موظف استقبال في شركة كبيرة ويتعين عليك إجراء حجوزات غرف الاجتماعات يدويًا، فقد حصلت بالفعل على وظيفتك المناسبة لك. لسوء الحظ، قد يعني طوفان الطلبات أنه لا يمكنك تحديث حالات المكان في الوقت الفعلي – وهي مشكلة قد تؤدي إلى الحجز المزدوج. ومع ذلك، عند استخدام نظام إدارة مركزي لقاعة الاجتماعات، يتم تسجيل جميع الحجوزات على الفور في قاعدة بيانات مركزية. وهذا يعني أن الجميع – سواء كانوا يستخدمون جهاز كمبيوتر شخصيًا أو جهازًا لوحيًا أو هاتفًا ذكيًا – سوف يتعرفون على الأماكن المتاحة في الوقت الفعلي وأيها ليست كذلك. ومن خلال إزالة الأخطاء البشرية المحتملة من خلال المشاركة الشفافة للمعلومات، ستصبح تعارضات الغرف المحجوزة مرتين شيئًا من الماضي.

المرونة

في عصر يمتلك فيه الجميع هاتفًا ذكيًا، ربما تعتقد أن الناس سوف يستعدون بسهولة لحجز غرفة الاجتماعات الرقمية. ومع ذلك، فإن حقيقة الأمر هي أنه سيكون هناك دائمًا عمال قد يجدون مثل هذه الحلول مخيفة. ولحسن الحظ، يمكن أن تتكامل أفضل خيارات التكنولوجيا بسهولة مع الأنظمة القديمة، مما يجعل عملية الانتقال والتنفيذ أقل إيلاما. على سبيل المثال، إذا كان الشخص يفضل استخدام Outlook لإرسال دعوات الاجتماع، فيمكنه استخدام هذا النظام الأساسي لحجز مكان غرفة الاجتماعات أيضًا. يعزز هذا المستوى من المرونة بشكل كبير اعتماد المستخدم واستخدام النظام.

إيجاد الطريق

غالبًا ما تمتلك الشركات الكبرى أماكن عمل مترامية الأطراف، وأحيانًا تمتد إلى عدة طوابق في نفس المبنى. نظرًا لوجود غرف اجتماعات منتشرة في جميع أنحاء المبنى، فقد يكون العثور على الغرفة المناسبة أمرًا صعبًا بعض الشيء. وينطبق هذا بشكل خاص على الموظفين الجدد أو زوار شركتك. الحل؟ اختر نظام إدارة غرفة الاجتماعات الذي يوضح الموقع الفعلي لمكان الاجتماع من خلال خريطة مرئية للمكتب. يمكن للمستخدمين الوصول إلى هذه الخريطة من خلال تطبيق هواتفهم الذكية، أو يمكنهم الرجوع إلى شاشة تلفزيون كبيرة في الردهة تعرض غرفتهم المحجوزة. إن وجود ميزة قوية لتحديد الطريق يضمن أن تبدأ الاجتماعات دائمًا في الوقت المحدد وفي المكان المناسب ومع الأشخاص المناسبين.

الاتصال الآلي

ليس هناك ما هو أسوأ من دعوة زميل إلى اجتماع فقط من أجل عدم حضوره. في كثير من الحالات، يرجع ذلك إلى عدم إبلاغهم بشكل صحيح بالاجتماع أو المكان. والخبر السار هو أن مدير غرفة الاجتماعات سيقوم تلقائيًا بإعلام الشخص إذا تمت إضافته كضيف. يمكن القيام بذلك بعدة طرق، مثل البريد الإلكتروني أو من خلال إشعار داخل التطبيق (إذا كان لديهم تطبيق حجز الغرفة على هواتفهم). ومن خلال التأكد من أن الأشخاص يدركون أن حضورهم ضروري، فمن غير المرجح أن يفوتوا الاجتماعات المهمة.

اختيار الحل الأفضل

هناك الكثير من أنظمة حجز الغرف في السوق، فكيف تعرف أي منها ستختار؟ كما هو الحال مع معظم المنتجات، كل ذلك يعود إلى الميزات. من الناحية المثالية، يجب أن يكون النظام الذي تختاره نظامًا متكاملاً تمامًا. Meetio، على سبيل المثال، عبارة عن مجموعة من البرامج والأجهزة. يحتوي على تطبيق يتيح للأشخاص حجز غرفة اجتماعات في أي وقت وفي أي مكان. يتم بعد ذلك عرض الحجوزات تلقائيًا إما على جهاز لوحي خارج المكان أو حتى على تلفزيون بشاشة مسطحة، لإعلام الآخرين بمكان وزمان حجز الغرفة. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن Meetio وميزاته، فلا تتردد في طلب عرض تجريبي مجاني هنا.