إذا كانت مؤسستك تتكيف مع الوضع الطبيعي الجديد، فإن الاجتماعات المثمرة ضرورية للتغلب على تأثير فيروس كورونا (COVID-19). إنها فرص قابلة للتطبيق لتبادل الأفكار حول طرق تجاوز التحديات الحالية وتسريع أعمالك نحو النجاح في المستقبل. ولكي يكون ذلك ممكنًا، من الضروري توفر النظام اللوحي المناسب لحجز غرفة الاجتماعات.

جاء الوضع الطبيعي الجديد مصحوبًا بنقاط الألم، وهي كثيرة جدًا في الواقع. وجدت دراسة استقصائية أجرتها إدارة أبحاث Statista أنه من بين الشركات الصغيرة، أفاد 27.2% منها أن جائحة كوفيد-19 كان لها تأثير سلبي كبير على عملياتها. وبالمثل، اكتشف تحليل أجراه البنك الدولي أن المبيعات في جميع أنحاء العالم انخفضت بنسبة 27% في الفترة من أكتوبر 2020 إلى يناير 2021، وبنسبة 45% أخرى في أبريل إلى سبتمبر.

ولحسن الحظ، فإن الروح الإنسانية مبنية على المرونة، وأفادت شركة ماكينزي أنه في الربع الثالث من عام 2020 وحده، شهدت الولايات المتحدة أكثر من 1.5 مليون شركة جديدة. إن تبني الابتكارات مثل التحول الرقمي قد زود العديد من المؤسسات بالأدوات اللازمة للتغلب على العاصفة، بل وحتى الانتصار عليها!

الآن، عندما نبدأ العودة إلى المكتب، نحتاج إلى التأكد من أن مكاتبنا تعمل بسلاسة قدر الإمكان. يعد الكمبيوتر اللوحي لحجز غرفة الاجتماعات هو أفضل صديق لك لضمان الاستخدام الفعال للمساحات ومناطق الاجتماعات!

لماذا تحتاج مؤسستك إلى جهاز لوحي رائع لحجز غرفة الاجتماعات

كفاءة أفضل

هناك العديد من العيوب المحتملة لجدولة الاجتماعات التقليدية. يمكن لهذه العيوب أن تعيق الكفاءة في عملياتك بشكل كبير. على سبيل المثال، قد يؤدي حجز غرفة بالقلم الرصاص باتفاق شفهي فقط إلى غرف “مسروقة” وتداخل الفترات الزمنية ومشكلات أخرى. باستخدام الكمبيوتر اللوحي لحجز غرفة الاجتماعات، يمكنك الحصول على نظرة شاملة على جميع الغرف المتاحة وجدولها الزمني وحجمها والمزيد.

وهذا يزود مؤسستك بالقدرة على تحسين المهام الإدارية التي تستغرق وقتًا طويلاً والمتعلقة بإدارة الاجتماعات على نطاق واسع. سيواجه فريقك مشاكل أقل مع الحجز المزدوج لقاعات الاجتماعات، وعدم توفر المعدات المناسبة والأنشطة الإدارية الأخرى التي تهدر الوقت. وبالمثل، يمكنك التنسيق بشكل أفضل مع أعضاء الفريق الآخرين، حيث يمكنك مشاركة حجز الغرفة في الوقت الفعلي عبر العديد من أنظمة التقويم.

مرونة أفضل

باستخدام الكمبيوتر اللوحي لحجز غرفة الاجتماعات، يمكنك أيضًا الاستفادة من مرونة أكبر في عملياتك. لنفترض أنك خططت لجدولة اجتماع في الساعة 3 بعد الظهر، ولكن حدث شيء ما، وسيتعين عليك عقده لاحقًا. سيسمح لك حجز غرفة الاجتماعات بإلغاء الاجتماع المحجوز والحصول على اجتماع آخر بسرعة، بينما يمنحك نظرة شاملة على جميع الغرف المتاحة في وقت لاحق.

تتيح لك المرونة الأفضل حجز غرفة في أي وقت وفي أي مكان. حتى لو لم تكن في المكتب، فإن أنظمة حجز الغرف مثل Meetio متاحة أيضًا على منصات الهاتف المحمول للمساعدة في الاهتمام بأمور العمل أثناء التنقل!

أفضل حل لحجز الغرف لمؤسستك هو الحل الذي يمكن لأي شخص في فريقك استخدامه أولاً. يجب أن يأتي نظام إدارة غرفة الاجتماعات الخاص بك مزودًا بوظائف سهلة الاستخدام ليس من الصعب فهمها ولا ينبغي أن يشتمل على منحنى تعليمي ضخم لاعتماده.

وينبغي أيضًا أن يكون الوصول إليه سهلاً من منصات مختلفة، بما في ذلك الهاتف المحمول. إذا كان الوصول مقصورًا على سطح المكتب، على سبيل المثال، فقد يؤدي ذلك إلى إنشاء حواجز أمام الجدولة، خاصة إذا كان أعضاء الفريق على الطريق ويحتاجون إلى حجز غرف لعقد اجتماعات عفوية. يعد الوصول في أي وقت ومن أي مكان أمرًا بالغ الأهمية لتحسين كفاءة مكان العمل، فضلاً عن التأثير بشكل إيجابي على نجاح الأعمال.

المزامنة في الوقت الفعلي

يجب أن يكون لدى القائم بحجز غرفة الاجتماعات أيضًا قاعدة بيانات مركزية تعكس المعلومات في الوقت الفعلي، مثل حالة توفر الغرفة والفترات الزمنية وعمليات تسجيل الوصول والتفاصيل الضرورية الأخرى. يكون ذلك مفيدًا بشكل خاص إذا كان النظام يحتوي على تطبيق يعرض الغرف التي ستكون متاحة قريبًا. حتى يتمكن أي شخص في الفريق من التخطيط للاجتماعات بشكل صحيح. تعرض بعض التطبيقات الغرف المجانية فقط، وتريد شيئًا يتيح لك عرض جميع الخيارات المتاحة لك حتى تتمكن من الاختيار الأفضل.

التكامل عبر الأنظمة الأساسية وقابلية التوسع
</قوي>

لا ينبغي أن يضطر فريقك إلى تعلم نظام برمجي خاص جديد تمامًا يعمل فقط ضمن نظامه البيئي الخاص. يعد التعاون عبر الأنظمة الأساسية ميزة مهمة لتحقيق الكفاءة التشغيلية، ويجب أن توفر استثماراتك البرمجية دعمًا شاملاً عبر الأنظمة الأساسية المختلفة. وهذا سيجعل اعتماد النظام الجديد أسهل بكثير مع تعزيز الإنتاجية التشغيلية أيضًا. لذلك، اختر نظام حجز يعمل بالفعل مع برامج التقويم المختلفة، مثل Office 365 وExchange وG Suite.

من الضروري أيضًا أن يتكامل هذا النظام مع منصات الطرف الثالث الأخرى بسهولة من خلال واجهة برمجة التطبيقات المفتوحة. توفير قابلية التوسع والوظائف الإضافية للمستقبل. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى الحصول على بيانات حول كيفية استخدام عملك لغرف الاجتماعات، فاتصل بمدير الحجز الخاص بك